De tafeltennisvereniging TTV Papendrecht verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens bij de vereniging.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.
Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt TTV Papendrecht persoonsgegevens?
TTV Papendrecht verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden
- Donateurs
- Bestuursleden
- Medewerkers en vrijwilligers
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het bestuur van de tafeltennisvereniging is verantwoordelijk voor een juiste en zorgvuldige verwerking van de gegevens die je aan de vereniging hebt verstrekt.

Waarvoor verwerkt de vereniging persoonsgegevens?
Als je lid of donateur wilt worden van de tafeltennisvereniging of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
 
Als je eenmaal lid of relatie van de vereniging bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
 
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Hoe komt de vereniging aan mijn persoonsgegevens?
Bij aanmelding voor lidmaatschap heb je een inschrijfformulier ingevuld. De vereniging gebruikt de gegevens die je op dat formulier hebt ingevuld. Als je deel gaat nemen aan wedstrijden of competitie gaat spelen is het de bedoeling dat je ingedeeld kunt worden op basis van sportieve resultaten in het verleden (ranking). Die gegevens worden ontvangen van de Nederlandse Tafeltennis Bond (NTTB) en gevoegd bij de gegevens die je zelf hebt verstrekt.

Verwerkt TTV Papendrecht ook bijzondere persoonsgegevens?
 Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw uitdrukkelijke toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een registratie van gezondheid als het voor trainers of begeleiders belangrijk is om dat te weten.

Het bestuur van de vereniging controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.

Hoe gaat TTV Papendrecht met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Hoe en waar worden mijn persoonsgegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden met behulp van een spreadsheet bijgehouden in de privécomputer van de secretaris die ook de ledenadministratie bijhoudt. Deze computer is met een wachtwoord beveiligd en voorzien van virusprotectie en een firewall. Daarnaast is de spreadsheet met een wachtwoord beveiligd.

Worden mijn gegevens gedeeld?
De persoonsgegevens die bij de tafeltennisvereniging worden verwerkt worden gedeeld:
1.    Binnen de vereniging:
a.    Met bestuursleden
b.    Met trainers
c.    Met organisatoren van activiteiten
d.    Met andere deelnemers die in competitieverband spelen
2.    Buiten de vereniging:
a.    Met de NTTB in verband met het feit dat je automatisch ook bondslid bent
b.    Met de NTTB voor het bijhouden van competitiestanden en persoonlijke resultaten
Bij het delen van de persoonsgegevens worden niet méér gegevens gedeeld dan voor het specifieke doel noodzakelijk is. Ontvangers van de gegevens mogen die gegevens niet verder verspreiden of met anderen delen.

Worden mijn gegevens ook gepubliceerd?
Je gegevens worden gepubliceerd op de internetsite van de tafeltennisvereniging. Uitgangspunt is dat die publicatie dan een nieuwswaarde moet hebben voor belangstellenden die deze site bezoeken.
In ieder geval worden namen van spelers uit competitieteams op de site vermeld en wordt daarbij ook een foto weergegeven. Ook een wedstrijdverslag of een evenement kan al dan niet voorzien van een foto op de site worden geplaatst.
Namen, contactgegevens en foto’s van bestuursleden en andere vrijwilligers worden op de site weergegeven
De beheerder van de site draagt er zorg voor dat niet méér gegevens gepubliceerd worden dan voor het artikel van belang zijn en dat foto’s alleen worden weergegevens als deze niet nadelig kunnen werken voor de afgebeelde persoon of personen.
 
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de TTV Papendrecht gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens van mij verwerkt worden?
Van dat recht mag je gebruik maken. Je kunt je voor inzage wenden tot de secretaris zodat een afspraak gemaakt kan worden

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de TTV Papendrecht kun je altijd terecht bij de voorzitter. Hij heeft het onderwerp privacy in portefeuille. Ook andere bestuursleden mag je benaderen als je dat liever doet.